Wat Gebeurt er met VoIP als het Internet Uitvalt? Zo Blijf Je Bereikbaar

Het korte antwoord

Een VoIP-toestel is een apparaat dat zich via internet aanmeldt bij de telefooncentrale van je provider. Zonder internet lukt dat aanmelden niet en is het toestel onbereikbaar. Dat geldt voor de bureautelefoon, en ook voor een laptop waarmee je via wifi belt.

Het verschil met een ouderwetse centrale in de meterkast is dat de rest gewoon doorloopt. Je nummer, je keuzemenu, je openingstijden en je voicemail staan niet op kantoor maar in het datacenter van de provider. Een klant die belt krijgt dus geen dode lijn. De centrale neemt het gesprek aan en zoekt een toestel dat is aangemeld. Vindt hij er geen, dan volgt hij wat jij hebt ingesteld voor het geval niemand opneemt.

De vraag is daarom niet of je nummer het nog doet, maar waar het gesprek heen gaat als je kantoor offline is.

Wat hoort de beller als mijn internet eruit ligt?

Dat verschilt per provider en per instelling. Er zijn grofweg drie uitkomsten:

• Een ander toestel gaat over. Staat hetzelfde toestelnummer ook op je mobiel, of zit er een collega op een andere locatie in de belgroep, dan rinkelt het daar.
• De voicemail of een bericht neemt op. De beller kan iets inspreken en jij krijgt het later te horen.
• Er gebeurt niets bruikbaars. De beller hoort de telefoon overgaan tot hij ophangt, of krijgt een melding dat het nummer niet bereikbaar is.

De derde uitkomst wil je voorkomen. Dat kost weinig moeite, als je het maar doet voordat de storing er is.

Vier manieren om bereikbaar te blijven

1. Zet je toestelnummer ook op je mobiel

Een softphone is een bel-app die zich net als een bureautelefoon aanmeldt bij de centrale. Zet je die op je smartphone, dan belt hij via wifi als die er is en anders via het mobiele netwerk. Valt het internet op kantoor weg, dan blijft de app via 4G of 5G aangemeld en gaat je mobiel over.

Bij 1018voice meld je zo'n app aan met de SIP-gegevens uit het dashboard. In de kennisbank staan de instellingen voor Linphone (iOS en Android) en Zoiper. Een tweede apparaat op hetzelfde toestelnummer kost niets extra. Controleer wel of de app ook oproepen ontvangt als hij op de achtergrond staat. Dat verschilt per app en per telefoon, en je merkt het alleen door het te proberen.

2. Schakel door naar een mobiel nummer

Je kunt gesprekken laten doorschakelen naar een gewoon 06-nummer: altijd, alleen bij geen gehoor of volgens een tijdschema. Dat gaat via het mobiele netwerk van je telefoon en heeft dus geen internet op kantoor nodig. Het dashboard is een website. Je kunt er bij een storing ook via je mobiel in om de doorschakeling aan te zetten, maar handiger is dat hij al klaarstaat voor geen gehoor.

Let op de kosten. Een doorgeschakeld gesprek is voor de centrale een uitgaand gesprek. Bij 1018voice betaal je daarvoor het tarief naar mobiel van €0,08 per minuut plus €0,05 starttarief per beantwoord gesprek, uit je beltegoed. Zonder beltegoed wordt er niet doorgeschakeld. Meer over de varianten lees je in zakelijke telefoon doorschakelen.

3. Laat voicemail of een AI-receptionist opnemen

Voicemail is het minimum. Bij 1018voice heeft elk toestel een voicemail: wordt een gesprek niet beantwoord, dan kan de beller na de ingestelde wachttijd een bericht inspreken en krijg jij de opname per e-mail. Die mail lees je ook op je telefoon. Controleer met de test hieronder dat dit ook zo gaat als je toestel offline is.

Een stap verder is een AI-receptionist die opneemt als niemand dat doet, de vraag noteert en je een samenvatting mailt. Vraag bij de inrichting na dat dit ook geldt als al je toestellen offline zijn, en test het.

4. Zorg voor een tweede internetverbinding

Wil je dat ook de bureautelefoons blijven werken, dan heb je een reserveverbinding nodig. Veel zakelijke routers kunnen automatisch overschakelen naar een simkaart met mobiel internet, en internetproviders verkopen dit ook als los product. Voor een kleine werkplek kan de hotspot van je telefoon een noodoplossing zijn voor een laptop of een enkel toestel.

Dit is de duurste optie en voor de meeste kleine bedrijven niet de eerste stap. Met optie 1, 2 of 3 mis je al geen klant meer.

En bij een stroomstoring?

Dan vallen de router, de switch en de bureautelefoons uit, ook als het internet zelf nog werkt. Een analoge lijn kreeg vroeger stroom via de telefoonkabel. Een VoIP-toestel krijgt die van het stopcontact of via de netwerkkabel van de switch.

De centrale bij de provider merkt daar niets van. Alles wat hierboven staat, werkt dus ook bij stroomuitval: je mobiel met de bel-app, de doorschakeling en de voicemail. Wil je dat de toestellen op kantoor een korte stroomstoring overleven, dan zet je de router en de switch op een noodstroomvoeding (UPS).

Hoeveel internet heeft VoIP eigenlijk nodig?

Weinig. In onze kennisbank rekenen we met minimaal 1 Mbps per gelijktijdig gesprek. Een gewone glasvezel- of kabelverbinding haalt dat ruim. Slechte gesprekken komen in de praktijk zelden door te weinig snelheid en veel vaker door een wankele verbinding: wifi met een zwak signaal, een overbelast netwerk of een router die spraak geen voorrang geeft. Een bekabeld toestel en een router waarop voorrang voor VoIP (QoS) aanstaat, lossen de meeste klachten op.

Test het voordat het misgaat

Tien minuten werk, en daarna weet je het zeker:

1. Trek de netwerkkabel uit de router, of zet de router uit.
2. Bel je zakelijke nummer vanaf een andere telefoon.
3. Luister wat je hoort en kijk waar het gesprek uitkomt.
4. Spreek een voicemail in en controleer of de mail aankomt.
5. Pas de instellingen aan als de uitkomst je niet bevalt, en test opnieuw.
6. Zet de kabel terug en controleer of alle toestellen zich weer aanmelden.

Herhaal de test als je iets verandert aan je keuzemenu, je openingstijden of je toestellen.

Wat kost zo'n vangnet?

Een tweede apparaat op je toestelnummer en de voicemail zitten bij 1018voice in het abonnement van €4,25 per toestel per maand. Doorschakelen naar een extern nummer kost alleen iets als er daadwerkelijk een gesprek wordt doorgeschakeld. De AI-receptionist is een add-on van €49 per maand per flow, met €199 eenmalige inrichting en circa €0,15 per minuut. Alle bedragen zijn exclusief btw en staan op de pagina tarieven.