Privacybeleid
Versie 1.0 — Laatst bijgewerkt: 1 april 2026
1. Wie zijn wij?
1018voice is een dienst van 1018commerce B.V., gevestigd in Nederland.
- Handelsnaam: 1018voice
- Rechtspersoon: 1018commerce B.V.
- KVK-nummer: 94907498
- BTW-nummer: NL867399825B01
- E-mail: privacy@1018voice.nl
- Telefoon: 085 - 1018 100
1018commerce B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) voor de persoonsgegevens die worden verwerkt in het kader van de 1018voice-diensten.
2. Welke gegevens verzamelen wij?
Wij verzamelen en verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens:
2.1 Accountgegevens
- Bedrijfsnaam en rechtsvorm
- KVK-nummer
- Vestigingsadres
- Naam contactpersoon
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- IBAN / bankgegevens
2.2 Gespreksgegevens
- Call Detail Records (CDR): datum, tijdstip, duur, richting (inkomend/uitgaand), gebeld nummer, belend nummer
- Gespreksopnames (indien ingeschakeld door de Klant)
- AI Receptionist transcripties (indien AI Receptionist is geactiveerd)
2.3 Technische gegevens
- IP-adres bij inloggen op het Dashboard
- Browsertype en -versie
- SIP-registratiegegevens (IP-adres van geregistreerde apparaten)
2.4 Websitegegevens
- Bezochte pagina's op 1018voice.nl
- Verwijzende website
- Duur van het bezoek
3. Waarom verwerken wij deze gegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
| Doeleinde | Rechtsgrond (AVG) |
|---|---|
| Uitvoering van de overeenkomst (leveren VoIP-diensten, account aanmaken, nummerbehoud) | Art. 6(1)(b) — Noodzakelijk voor uitvoering overeenkomst |
| Facturering en betalingsverwerking | Art. 6(1)(b) — Noodzakelijk voor uitvoering overeenkomst |
| Klantenservice en technische support | Art. 6(1)(b) — Noodzakelijk voor uitvoering overeenkomst |
| Kwaliteitsbewaking en verbetering van de dienst | Art. 6(1)(f) — Gerechtvaardigd belang |
| Fraudepreventie en beveiligingsmonitoring | Art. 6(1)(f) — Gerechtvaardigd belang |
| Wettelijke verplichtingen (bewaarplicht telecommunicatiegegevens, belastingwetgeving) | Art. 6(1)(c) — Wettelijke verplichting |
| Website-analyse (geanonimiseerd) | Art. 6(1)(f) — Gerechtvaardigd belang |
| AI Receptionist dienstverlening (spraakherkenning, transcriptie, leadclassificatie) | Art. 6(1)(b) — Noodzakelijk voor uitvoering overeenkomst |
4. Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld:
| Categorie | Bewaartermijn |
|---|---|
| Accountgegevens | Duur van de overeenkomst + 30 dagen na beëindiging |
| Factuurgegevens | 7 jaar (fiscale bewaarplicht) |
| Call Detail Records (CDR) | 12 maanden |
| Gespreksopnames | 90 dagen (tenzij anders ingesteld door Klant, max. 12 maanden) |
| AI Receptionist transcripties | 90 dagen |
| Technische logs (IP, SIP registratie) | 6 maanden |
| Website-analysedata | 26 maanden (geanonimiseerd) |
5. Delen met derden
Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met derden wanneer dit noodzakelijk is voor de dienstverlening of wettelijk verplicht:
- SIP-providers / interconnectie: voor het routeren van telefoongesprekken naar het reguliere telefoonnetwerk (PSTN). Alleen het telefoonnummer wordt gedeeld.
- Mollie B.V.: onze betaalprovider voor het verwerken van iDEAL-betalingen en SEPA-incasso's. Mollie ontvangt naam, IBAN en factuurbedragen.
- Kamer van Koophandel: voor het verifiëren van KVK-gegevens bij bestelling.
- Datacenter providers: Hetzner Online GmbH (Falkenstein) en een Amsterdams datacenter voor hosting van onze infrastructuur. Deze partijen hebben geen toegang tot klantgegevens (data is versleuteld).
Wij verkopen persoonsgegevens nooit aan derden. Wij gebruiken persoonsgegevens niet voor advertentiedoeleinden van derden.
6. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen:
- Versleuteling van data in transit (TLS 1.2+) en at rest (AES-256)
- SIP-communicatie via TLS, audio via SRTP
- Twee-factor authenticatie (2FA) beschikbaar voor Dashboard-toegang
- Regelmatige beveiligingsaudits en penetratietests
- Toegangscontrole op basis van least-privilege principe
- Alle data opgeslagen in EU-datacenters (Duitsland en Nederland)
- Automatische failover tussen datacenters voor bedrijfscontinuïteit
7. Cookies
De website 1018voice.nl maakt gebruik van de volgende cookies:
7.1 Functionele cookies (noodzakelijk)
- Sessiecookie voor het Dashboard (authenticatie)
- Themavoorkeur (light/dark mode)
- Taalvoorkeur
7.2 Analytische cookies
- Wij gebruiken ClickSentry, een privacy-vriendelijke analytics-tool die geen persoonsgegevens verwerkt en geen cookies plaatst die toestemming vereisen.
- Indien wij in de toekomst analytics-tools gebruiken die wel toestemming vereisen, zullen wij een cookiebanner tonen.
8. Rechten van betrokkenen
Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:
- Recht op inzage (Art. 15): u kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken.
- Recht op rectificatie (Art. 16): u kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
- Recht op verwijdering (Art. 17): u kunt verzoeken om verwijdering van uw gegevens ("recht om vergeten te worden"), tenzij wettelijke bewaartermijnen van toepassing zijn.
- Recht op beperking (Art. 18): u kunt verzoeken om beperking van de verwerking in bepaalde omstandigheden.
- Recht op bezwaar (Art. 21): u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
- Recht op dataportabiliteit (Art. 20): u kunt verzoeken om uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen.
- Recht om toestemming in te trekken: indien verwerking op toestemming is gebaseerd, kunt u deze te allen tijde intrekken.
Verzoeken kunt u indienen per e-mail aan privacy@1018voice.nl of per post. Wij reageren binnen 30 dagen op uw verzoek. Ter verificatie van uw identiteit kunnen wij om aanvullende informatie vragen.
9. Functionaris Gegevensbescherming
Gezien de omvang van onze organisatie is het aanstellen van een Functionaris Gegevensbescherming (FG/DPO) op dit moment niet wettelijk verplicht. Voor vragen over privacy kunt u contact opnemen via privacy@1018voice.nl.
10. Klachten bij de Autoriteit Persoonsgegevens
Indien u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens niet correct verwerken, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP):
- Website: autoriteitpersoonsgegevens.nl
- Telefoon: 088 - 1805 250
Wij stellen het op prijs als u eerst contact met ons opneemt zodat wij kunnen proberen uw klacht op te lossen.
11. Wijzigingen Privacy Policy
Wij behouden ons het recht voor dit Privacy Policy te wijzigen. Wijzigingen worden gepubliceerd op deze pagina met vermelding van de datum van de laatste wijziging. Bij significante wijzigingen informeren wij actieve klanten per e-mail minimaal 14 dagen voor inwerkingtreding.
12. Contact
Voor vragen over dit Privacy Policy of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met:
- E-mail: privacy@1018voice.nl
- Telefoon: 085 - 1018 100
- Post: 1018commerce B.V. (t.a.v. Privacy), KVK 94907498
1018voice is een dienst van 1018commerce B.V.
KVK: 94907498 | BTW: NL867399825B01
Geregistreerd telecomaanbieder bij de ACM