Kort samengevat
VoIP voor advocaten: gegevens op servers in de EU, een verwerkersovereenkomst in het dashboard en een AI-receptionist voor intake buiten kantooruren. Gesprekken zelf zijn niet standaard versleuteld; gespreksopnames worden wel versleuteld opgeslagen. De AI geeft geen juridisch advies maar noteert contactgegevens en zaakbeschrijving. Kosten: circa 113 euro per maand voor 3 advocaten.
Waarom advocaten specifieke telefonie-eisen hebben
De advocatuur verschilt fundamenteel van andere branches als het gaat om telefonie. Het gesprek tussen advocaat en cliënt is vertrouwelijk — de geheimhoudingsplicht (verschoningsrecht) strekt zich uit tot alle communicatie. Tegelijkertijd is bereikbaarheid cruciaal: potentiële cliënten die niet doorverbonden worden, bellen een andere advocaat.
Hieronder lees je wat VoIP bij 1018voice daarin wel en niet regelt.
Beveiliging en vertrouwelijkheid
Wat is versleuteld en wat niet
Bij 1018voice werkt het dashboard via https en worden gespreksopnames versleuteld opgeslagen. De gesprekken zelf zijn niet standaard versleuteld. Weeg dat mee als je vertrouwelijke zaken telefonisch bespreekt.
Servers in de EU
Je gegevens staan op servers in de EU. Dat is relevant voor AVG-compliance en het verschoningsrecht.
Geen gespreksopname zonder toestemming
Gespreksopname is een optie per toestel en staat standaard uit. Voor advocaten is dit belangrijk: je wilt niet per ongeluk vertrouwelijke gesprekken opnemen. Zet je de optie in het dashboard voor een toestel aan, dan worden gesprekken van of naar dat toestel opgenomen (en het doorverbonden gesprek van een belplan waarin dat toestel in een belgroep of wachtrij zit, als je dat bij de stap Doorverbinden aanzet) en na de gekozen bewaartermijn automatisch gewist. Informeer bellers altijd vooraf dat het gesprek wordt opgenomen.
AI-receptionist voor advocatenkantoren
De AI-receptionist is bijzonder waardevol voor advocatenkantoren, specifiek voor intake:
Scenario: Intake buiten kantooruren
Beller (19:00): "Ik heb een juridisch probleem en zoek een advocaat."
AI: "Goedenavond, u spreekt met de AI-assistent van het kantoor van [naam]. Op dit moment zijn onze advocaten niet beschikbaar. Ik kan uw gegevens noteren zodat een van onze advocaten u morgenochtend kan terugbellen. Mag ik uw naam, telefoonnummer en kort het onderwerp van uw vraag?"
Resultaat: De volgende ochtend heeft de advocaat een e-mail met naam, nummer en een korte beschrijving van de zaak. De advocaat kan zich voorbereiden voordat hij terugbelt.
Wat de AI wel en niet doet
De AI doet:
- Professioneel opnemen met de naam van het kantoor
- Contactgegevens en een korte beschrijving noteren
- Basisinformatie geven (openingstijden, locatie, rechtsgebieden)
- Doorverbinden naar de juiste advocaat tijdens kantooruren
De AI doet niet:
- Juridisch advies geven
- Uitspraken doen over haalbaarheid van zaken
- Vertrouwelijke informatie bespreken
Wij richten de AI voor je in. Vooraf bespreken we precies welke vragen hij beantwoordt en welke niet. Zo houd je controle over wat er namens jouw kantoor gezegd wordt.
Compliance en AVG
Voor advocaten is AVG-compliance niet optioneel maar verplicht. Dit is wat 1018voice daarvoor biedt:
- Servers in de EU: Je gegevens staan op servers in de EU
- Verwerkersovereenkomst: Beschikbaar in het dashboard
- Bewaartermijn: Gespreksopnames worden na de gekozen bewaartermijn automatisch gewist
Praktische functies voor advocaten
Doorverbinden naar specialisatie
Stel een keuzemenu in per rechtsgebied: "Druk 1 voor familierecht, 2 voor arbeidsrecht, 3 voor ondernemingsrecht." De beller wordt direct verbonden met de juiste advocaat.
Belgroep bij zitting of bespreking
Een advocaat die in een zitting of bespreking zit, neemt niet op. Zet de toestellen in een belgroep die op volgorde overgaat, dan gaat de oproep door naar een collega en daarna naar de voicemail of de AI-receptionist.
Vast nummer op mobiel
Advocaten zijn veel buiten kantoor: rechtbank, cliëntbezoek, mediations. Met een bel-app (zoals Zoiper of Linphone) bel je met het kantoornummer vanaf je smartphone. Cliënten zien altijd het zakelijke nummer.
Aparte nummers per advocaat
Geef elke advocaat een eigen direct nummer naast het hoofdnummer van het kantoor. Zo kunnen vaste cliënten hun advocaat direct bereiken.
Kosten voor advocatenkantoren
Een typisch advocatenkantoor met 3 advocaten:
- 3 toestellen × €4,25 = €12,75/mnd
- 1 telefoonnummer: €1,25/mnd
- AI-receptionist: €49/mnd (1 flow) + ca. €20/mnd gesprekskosten (bij 130 AI-minuten)
- Gesprekskosten: ca. €30/mnd
- Totaal: circa €113 per maand (plus €199 eenmalige inrichting van de AI-flow)
Vergelijk dat met een traditionele PBX (€200-400/mnd) of een telefoonservice (€300-500/mnd). VoIP bespaart een advocatenkantoor honderden euro's per maand.
Start vandaag
Bereikbaar en professioneel: dat is wat cliënten verwachten van hun advocaat. Start met 1018voice en bied uw cliënten de bereikbaarheid die ze verdienen. Alle centralefuncties vanaf €4,25 per toestel per maand, met de AI-receptionist als optionele add-on.